W większości firm, z którymi pracuję, struktura nie została zaprojektowana. Powstała sama: ktoś dołączył wcześniej, więc ma więcej do powiedzenia, ktoś zna klienta od początku, więc podejmuje decyzje o produkcie. Przy dziesięciu osobach to nie przeszkadza. Przy trzydziestu zaczyna kosztować.
Kiedy struktura płaska przestaje działać
Nie ma jednej liczby osób, po której trzeba wprowadzić hierarchię. Są natomiast sygnały, które pojawiają się dość regularnie:
- Decyzje operacyjne trafiają do właściciela, bo nikt inny nie czuje się do nich upoważniony.
- Ta sama sprawa jest omawiana na trzech spotkaniach, bo nie wiadomo, kto ją zamyka.
- Nowe osoby przez pierwszy miesiąc uczą się nie zakresu pracy, ale tego, kogo o co pytać.
- Rośnie liczba zadań, które nie mają właściciela, i przez to wracają w formie problemu.
Wszystkie te objawy mają wspólną przyczynę: brakuje jasnego przypisania odpowiedzialności, a nie ludzi do pracy.
Zakresy odpowiedzialności zamiast tytułów
Najczęstszy błąd przy pierwszej reorganizacji to rozdanie tytułów. Ktoś zostaje kierownikiem, ktoś liderem, ale nikt nie zapisał, za co dokładnie ta osoba odpowiada i jakie decyzje może podjąć bez konsultacji. Tytuł bez zakresu tworzy tylko nową warstwę pytań.
Praktyczne minimum dla każdej roli to trzy rzeczy: obszar, za którego wynik osoba odpowiada, decyzje, które podejmuje samodzielnie, oraz osoby, z którymi musi się uzgadniać. Jedna strona tekstu na rolę rozwiązuje więcej problemów niż zmiana schematu organizacyjnego.
Jak dodawać warstwy bez biurokracji
Warstwa zarządzania ma sens wtedy, gdy odciąża konkretną osobę z konkretnych decyzji. Jeśli po jej wprowadzeniu te same sprawy nadal trafiają wyżej, to nie jest warstwa zarządzania, tylko dodatkowy przystanek w procesie.
Dlatego wprowadzam je pojedynczo i zawsze z odpowiedzią na pytanie: co przestaje wymagać zgody właściciela od poniedziałku. Jeśli nie ma takiej odpowiedzi, zmiana jest przedwczesna.
Co sprawdzić w swojej firmie
Prosty test: wypisz pięć ostatnich decyzji, które trafiły na Twoje biurko, choć nie musiały. Przy każdej zaznacz, kto powinien ją podjąć i czego mu do tego zabrakło — uprawnień, informacji czy pewności. Odpowiedzi zwykle wskazują dokładnie to miejsce, od którego warto zacząć porządkowanie struktury.