W firmach, które przyjmują dokumenty papierowe albo skany, praca dzieli się zwykle na dwie części: ktoś odczytuje dane i ktoś je wprowadza do systemu. Rozpoznawanie tekstu likwiduje drugą część, ale tylko wtedy, gdy dane mają gdzie trafić w ustalonej formie.
Krok 1: policz, o czym mówimy
Ile dokumentów miesięcznie, jakiego typu, ile czasu zajmuje wprowadzenie jednego. Ta jedna tabela decyduje o tym, czy wdrożenie ma sens i jakiej skali rozwiązania szukać. Przy trzydziestu fakturach miesięcznie problem jest inny niż przy trzech tysiącach.
Krok 2: ustal, co ma zostać odczytane
Rzadko potrzebna jest cała treść dokumentu. Zwykle chodzi o kilka pól: numer, datę, kwotę, kontrahenta, pozycje. Im węższa lista, tym łatwiej sprawdzić poprawność i tym mniej pracy przy wyjątkach.
Krok 3: zaplanuj, co dzieje się z danymi
To najczęściej pomijany etap. Odczytane dane muszą trafić do konkretnego miejsca w systemie księgowym, magazynowym czy CRM. Jeśli tego połączenia nie ma, rozpoznawanie tekstu zmienia tylko formę pracy ręcznej, a nie jej ilość.
Krok 4: zdecyduj, kto sprawdza wyjątki
Żadne rozwiązanie nie odczyta poprawnie wszystkiego. Potrzebna jest reguła: przy jakiej pewności odczytu dokument trafia do człowieka i kto się tym zajmuje. Dobrze wdrożony proces zwykle wymaga ręcznej weryfikacji kilku procent dokumentów — i to jest w porządku.
Krok 5: wdrażaj na jednym typie dokumentu
Jeden typ, jeden dostawca danych, jeden miesiąc pracy równolegle ze starym procesem. Po tym okresie widać już liczby: ile czasu zaoszczędzono i ile błędów pojawiło się po drodze. Rozszerzanie na kolejne typy dokumentów jest wtedy decyzją opartą na danych, a nie na założeniach.
O czym pamiętać przy dokumentach z danymi osobowymi
Zanim dokumenty zaczną trafiać do zewnętrznego narzędzia, warto sprawdzić, gdzie są przetwarzane i przechowywane oraz czy dostawca daje na to jasne warunki. Ten temat lepiej rozstrzygnąć na początku niż po pierwszym audycie.